Se upp för en svag budget – resultatet blir ofta ännu sämre

Så här års börjar de första signalerna komma på att man kanske inte når budget. Det är nästan alltid de svaga budgetarna som spricker först. Därför bör ägare, styrelser och långivare se upp riktigt ordentligt när VD presenterar en budget med ett nollresultat. Då dröjer det sällan många månader förrän krisen är ett faktum.

Jag har själv vid några tillfällen lagt fram en nollbudget för en styrelse och ännu fler gånger tvingats vara med och klubba igenom en nollbudget som någon annan VD har lagt fram. Nästan alla gånger har året slutat med ett ordentligt minus. Det finns faktiskt en ganska enkel förklaring till att det blir så, och utifrån den kan man lära sig en del om hur man kan undvika att det sker.

Först måste man förstå hur budgetprocessen ser ut i de flesta entreprenörsföretag. Oavsett hur processen ser ut på papperet, vilka system man använder och vilka rubrikerna är på budgetposterna, så kan budgeten delas in i fyra övergripande delar.

Budgetens fyra byggblock

• Befintliga kostnader
• Nya kostnader
• Befintliga säkra intäkter
• Nya intäkter

I de flesta företag går budgetprocessen till så att posten Nya intäkter anpassas till hur stora de övriga tre posterna är. Det innebär att ett företag som har stora befintliga intäkter i relation till kostnadssidan kan lägga en ganska försiktig post med nya intäkter, medan företag som har för lite befintliga intäkter i relation till kostnaderna allt för ofta försöker lösa detta genom att öka posten nya intäkter för att slippa dra ner på kostnadssidan.

Denna budgetprocess leder nästan alltid fram till att välmående företag lägger en konservativ budget, eftersom varken ägare, styrelse eller bank blir gladare om man budgeterar med 15 procent vinst istället för 10 procent. Bättre då att överraska positivt. De företag som har det tuffare tvingas däremot stretcha posten Nya intäkter så mycket det bara går för att hamna på eller strax över nollresultat. Följden blir alltså att en stark budget tenderar att ge ett ännu starkare resultat medan en svag budget ofta ger ett riktigt dåligt resultat.

Som ägare, styrelse, bank eller annan intressent som har skäl att oroa sig för att budgeten är för svag och för att VD inte vågar ta tag i kostnadssidan på ett sätt som egentligen vore nödvändigt, kommer här några nyckelpunkter att granska innan en svag budget godkänns.

Fem varningsflaggor i en svag budget

1. Är budgeten baktung?

Ett klassiskt sätt att rädda upp en dålig budget utan att skära kostnader är att öka intäkterna under andra halvåret. Problemet är att detta sällan händer med så kort varsel. Se därför hur stor del av intäkterna som ligger under andra halvåret och jämför med historiken. Om företaget brukar ha 45 procent av intäkterna under andra halvåret, men budgeterar för 60 procent i år, är det en tydlig varningsflagga.

2. Är andelen nya intäkter större än vanligt?

Andelen nya intäkter av de totala intäkterna skiljer sig mellan branscher, men inom samma företag tenderar den att vara ganska stabil över tid. Om andelen nya eller ospecificerade intäkter utgör en mycket större post i årets budget än utfallet de senaste åren, är det också en varningsflagga.

3. Avviker tillväxttakten från det normala?

Oavsett om bolaget växer, krymper eller är konjunkturberoende finns nästan alltid mönster i hur omsättningen har utvecklats över tid. Genom att titta på trenden de senaste fem till tio åren och lägga till de budgeterade intäkterna går det att få viktiga signaler om budgeten är realistisk.

4. Hur stor del av kostnaderna är redan beslutade?

En svag budget kännetecknas ofta av att kostnadssidan mest består av befintliga kostnader som kräver en aktiv åtgärd för att sänkas. I en stark budget finns oftare både nya kostnader som kan avvaktas och en post för oförutsedda kostnader. Det ger handlingsutrymme. En svag budget saknar ofta detta, vilket gör framtida besparingar svårare att hantera snabbt.

5. Gömmer man kostnader som investeringar?

Ett sätt att kortsiktigt få ner kostnaderna är att omklassificera dem till investeringar och flytta upp dem i balansräkningen. Kostnaderna försvinner dock inte, utan fördelas över kommande år. Redovisa därför alltid en investeringsbudget tillsammans med resultatbudgeten, så att samma principer för investeringar följs över tid.

Vad det betyder i praktiken

Oavsett om man lagt fram en svag budget eller sitter på andra sidan och ska godkänna den, kräver avvikelser enligt ovan en mycket bra förklaring kopplad till något konkret, till exempel högre offertstock eller nya produktlanseringar under andra halvåret. Om den förklaringen saknas måste man tyvärr ge sig på kostnaderna. Ju tidigare och mer proaktivt det görs, desto enklare och mindre skadligt blir det.

Slutligen är den viktigaste slutsatsen att en svag budget alltid bör kompletteras med en Profit Protection Plan, alltså en plan som tydligt visar hur kostnader snabbt kan minskas vid behov.