Säkra vinsten med en Profit Protection Plan
När intäkterna blir lägre än budgeterat innebär det nästan alltid att vinsten också minskar. Så behöver det inte vara om man kompletterar budgeten eller prognosen med en färdig plan för att försvara vinsten vid fallande intäkter.
För flera år sedan satt jag i en styrelse tillsammans med Jörgen Wennberg, som var VD för ICA Banken i tolv år. Han lärde mig uttrycket Profit Protection Plan (PPP), alltså att alltid ha en plan för att upprätthålla den budgeterade vinstnivån om intäkterna skulle vika.
Varför en Profit Protection Plan behövs
Det finns två tydliga positiva effekter av att ha en sådan plan i förväg.
Arbetet med planen är i sig värdefullt
När ledningen sätter sig ner och tänker igenom hur man kan spara ett visst antal miljoner kronor om det verkligen skulle behövas, kommer det nästan alltid fram en mängd bra idéer på hur kostnadssidan kan effektiviseras. I många fall är idéerna så bra att de känns självklara att genomföra även om intäkterna inte minskar.
Man vinner tid och därmed pengar
Den smärtsamma processen att skära kostnader innehåller tre steg: analys, beslut och implementering. Även i ett mindre eller medelstort bolag kan analys- och beslutsfaserna ta en till tre månader. Implementeringen tar ofta minst tre månader till. Totalt blir ledtiden så lång att åtgärderna ibland inte hinner ge effekt på årets vinst. Genom att göra analysen och besluten i förväg kortas den tiden avsevärt.
Naturligtvis kan den exakta storleken och ordningen på besparingarna förändras beroende på orsaken till att planen måste verkställas, men dessa justeringar blir enklare om en genomarbetad plan redan finns.
Fyra tips för en stark PPP
- Ta bort all luft i enskilda budgetposter och lägg istället en gemensam post för tillkommande kostnader. Den kan innehålla både oförutsedda kostnader och delvis planerade kostnader, till exempel nyrekryteringar. En större gemensam buffert är enklare att hålla i och enklare att skala ner vid behov än många små buffertar utspridda i budgeten.
- Gör en tydlig prioritering bland overheadkostnader som inte är personal. Det kan handla om utbildning, konferenser, kundaktiviteter, annonsering, kontorsmaterial, hårdvara och mjukvara. Var särskilt försiktig med att ta bort kostnader som skapar intäkter, påverkar leveranskvalitet eller motiverar nyckelmedarbetare.
- Kartlägg möjligheterna att minska personalkostnader utan uppsägningar. Exempel är att minska antal underkonsulter och timanställda, använda sparad semester eller hitta lösningar för tillfällig arbetstidsminskning.
- Se till att ha full kontroll över turordning och kostnadseffekter om uppsägningar ändå skulle behöva genomföras. Dessa processer tar ofta för lång tid om de inte har tänkts igenom i förväg.
Sammanfattning
Om en plan med ungefär detta innehåll tas fram blir det mycket enklare att snabbt skära kostnader när behovet uppstår. Samtidigt upptäcks ofta kostnader som med fördel kan tas bort direkt, redan innan läget blir akut.